Business Intelligence, kurz BI, ist während den letzten Jahren zum Modewort avanciert. Hinter diesem viel genannten Begriff verbirgt sich ein spannender Lösungsansatz zur effizienten Bewältigung der stetig steigenden Reporting und Informationsbedürfnisse.


Die Ausgangslage

Komplexität
Die Mitarbeiter werden mit ständig steigender Komplexität im Bereich Controlling konfrontiert. Die technischen Hilfsmittel liegen hinter den Bedürfnissen zurück, steigender administrativer Aufwand ist nur eine der implizierten Folgen.

Heterogenes Umfeld
Unternehmensrelevante Daten werden häufig in unterschiedlichen Datenbanken und Software-Systemen gespeichert. Nicht strukturierte Daten werden meist in Form von Excel-Dateien in einer klassischen Ordnerstruktur abgelegt. Diese Ausgangslage impliziert eine Reihe von Nachteilen sowohl für die Unternehmung als Ganzes, das Management und insbesondere auch für die Mitarbeitenden.

Zeit
Eine fundierte Entscheidung bedingt die Interpretation von Daten. Wie schnell lassen sich die Daten für eine Analyse aufbereiten? Sind Sie in der Lage bei zeitkritischen Entscheidungen rechtzeitig einen Ad-hoc Report zu erstellen? Zeit ist Geld: der Personalaufwand zur Datenbeschaffung ist nicht zu unterschätzen und mögliche Fehlentscheide aufgrund mangelnder Daten können teuer werden.

Qualität
Nicht auswertungsorientiert, strukturiert und zentral gespeicherte Daten können zum betrieblichen Risiko werden. Datenqualität wird gerade bei dezentraler Dateiablage zum Thema, als Beispiel seien die Gefahren von Excel-Ablagen genannt. Ein wachsendes Excel-Gerüst fällt früher oder später in sich zusammen und wird immer schwieriger kontrollierbar. Eine rechtzeitige Umstellung bei grossen Konstrukten wird dringend empfohlen. Weiter werden Daten aus Vorsystemen oft in Excel mühsam verarbeitet und aufbereitet, was fehleranfällig und zeitintensiv sein kann.

Motivation
Das Nachvollziehen komplex verknüpfter Excel-Sheets ist mühsam und demotivierend. Die Datensammlung aus Vorsystemen ist zeitintensiv und anstrengend. Ein Grossteil der eingesetzten Zeit wird für Sammlung und Aufbereitung anstatt für die Analyse verwendet. Ein schlechtes Verhältnis von Freude durch Analyse und Kopfarbeit zu repetitiver, anstrengender Aufbereitungsarbeit kann langfristig zu einem Demotivator werden. Intrinsische Motivation ist sehr wertvoll und wirkt sich sowohl auf die individuelle Arbeitsleistung, als auch auf das zwischenmenschliche Klima aus.


Der Lösungsansatz

„single point of truth“
Zentrale Speicherung aller unternehmensrelevanten Daten in einem multiuserfähigen Datawarehouse. Alle Mitarbeitenden greifen auf die gleichen, aktuellen Daten zu. Keine Probleme mehr mit unterschiedlichen Dateiversionen, gegenseitigem Überschreiben von Einträgen oder mehrfachem Erfassen.

Konnektivität
Ein offenes System mit guter Anbindung an alle gängigen Systeme insbesondere an sämtliche dware-Produkte ist die Voraussetzung für einen nachhaltigen Erfolg. Interessant ist die Rückschreibung von Daten in Vorsysteme wie dware.Finance. Es bieten sich zahlreiche Zugriffsmöglichkeiten auf das Datawarehouse über lokale Clients und Web-Schnittstellen.

Zentrale Definition von Strukturen
Die Speicherung erfolgt in einer MOLAP-Datenbank. Dimensionen werden zentral und nicht redundant verwaltet. Dies erlaubt die mehrfache Nutzung von Dimensionen, wie die Zeitachse oder Organisationseinheiten, in unterschiedlichen Datengefässen. Die gemeinsame Strukturnutzung ermöglicht bei der Auswertung zahlreiche Vorteile, so können bequem unterschiedliche Datengefässe zusammengeführt werden.

Auswertungsorientierte Datenhaltung
Ziel des Systems ist nicht die Erfassung und Speicherung von grossen Mengen an Bewegungsdaten, sondern die Auswertung solcher Datenberge. Deshalb erfolgt die Speicherung auswertungsorientiert und ein grosser Teil der Daten wird direkt im Arbeitspeicher gehalten, um eine möglichst kurze Antwortzeit zu ermöglichen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ad-Hoc Reports können mit etwas Übung unter 60 Sekunden erstellt werden und OLAP-Analysen ermöglichen das bequeme Ändern der Sicht auf die Daten.

Dezentrale Datenerfassung
Eine dezentrale Erfassung mittels Formularen ist möglich und erleichtert einerseits die individuelle Sammlung von Daten und sichert anderseits eine strukturierte Ablage. Medienbrüche lassen sich vermeiden und die Mehrfacherfassung derselben Daten gehört der Vergangenheit an.

Commercial Open-Source Software
Der Einsatz erprobter und bewährter Open-Source Software senkt Ihre Betriebskosten und ermöglicht, selbst mit kleinem Budget die Einführung von Business Intelligence. Die sorgfältig ausgewählten Software-Komponenten passen hervorragend zusammen und bieten einen hohen Kundennutzen.

Open-Source ist weder mit Freeware noch mit gratis gleichzusetzen. Was durch den Einsatz von Open-Source Komponenten entfällt sind die Lizenzkosten, nicht jedoch Einrichtungs- und Anpassungsarbeiten. „Open“ bedeutet, dass der Softwarecode frei verfügbar ist und meist in einer offenen Gemeinschaft entwickelt wird. Im Falle von Freeware ist der Programmcode nicht öffentlich zugänglich und Weiterentwicklungen sind dem Urheber vorenthalten.

Die von uns präferierte Datenbank PALO läuft unter einer GPL-Lizenz und ist Open-Source Software. Das beliebte Excel-Plug-In wiederum ist ausschliesslich als Freeware erhältlich.